Gestión del Presupuesto

Gestión del Presupuesto

El objetivo de la gestión del presupuesto es controlar los costos del proyecto dentro del presupuesto aprobado y entregar las metas esperadas del proyecto, siguiendo una serie de tareas y pasos diseñados para ayudar a manejar los costos del proyecto, mediante los pasos de la figura 7.

Fig. 7 Pasos de la Gerencia del Presupuesto

La asignación del presupuesto del proyecto se ejecuta en las etapas iniciales de la planificación del mismo, y usualmente a la par con el desarrollo del cronograma del proyecto.

Para desarrollar el presupuesto, los factores de costos aplicables asociados con las tareas son identificados. El desarrollo de los costos para cada tarea debe ser simple y directo. El costo de ejecutar una tarea está directamente relacionado al personal asignado a la tarea, la duración y el costo de cualquier otro servicio o recursos requeridos para esa tarea. 

Existen tres tipos de estimación de presupuestos que ocurren durante el ciclo del proyecto, estos son: estimación preliminar, estimación del contrato y estimación definitiva. Estas estimaciones varían principalmente en, cuando se hacen, como se utilizan y que precisos son, tal y como se muestra en la figura 8.

 Fig. 8 Estimción de Presupuestos.

Presupuesto Base

El presupuesto base es utilizado para controlar el presupuesto mediante cálculos del Valor Ganado para determinar como se esta desarrollando el presupuesto de acuerdo con el progreso alcanzado.

La mayoría de presupuestos de proyectos tienen un progreso en forma de "S" en el cual en los primeros meses del proyecto no se incurre en muchos gastos. La figura 9, muestra un ejemplo de un presupuesto en el cual el presupuesto planificado se representa con una línea punteada y el presupuesto real es una línea sólida.

Fig. 9 Gráfica de la curva de Presupuesto.

Control de Presupuesto

El control del presupuesto es el proceso por el cual los costos o gastos incurridos en el proyecto son formalmente identificados, aprobados y pagados. Los formatos de las ordenes de compra son llenadas para cada grupo de gastos relacionados tales como servicios de consultoría, equipos y materiales.

El control del presupuesto en una responsabilidad crítica del gerente del proyecto, y es igualmente importante que la organización defina los roles y responsabilidades de todas las partes involucradas en el control del presupuesto.