La Gestión de la
Información consiste en recopilar, compartir, distribuir, controlar, verificar
y administrar información del proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo
de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante
una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:
•
Reuniones del proyecto, distribución de documentos impresos, sistemas
manuales de archivo y bases de datos electrónicas de acceso compartido.
•
Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas, como
correo electrónico, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y
conferencias por Internet, y publicación en Internet.
•
Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos, tales
como interfaces web con software de programación y de dirección de proyectos,
software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y
herramientas colaborativas de gestión del trabajo.
Los pasos de
la Gestión de Información son los de la figura 17.
Fig. 17 Pasos de la Gestión de
la Información.
El Sistema de Información de la Gestión de Proyectos (PMIS) es un
conjunto estandarizado de herramientas automatizadas disponibles dentro de la
organización e integradas en un sistema. El equipo de dirección del proyecto
usa el PMIS para respaldar la generación de un acta de constitución del
proyecto, facilitar la retroalimentación a medida que se refina el documento,
controlar los cambios en el acta de constitución del proyecto y publicar el
documento aprobado.
La Gestión de la Información del Proyecto es el Área de
Conocimiento que incluye los procesos necesarios para asegurar la generación,
recogida, distribución, almacenamiento, recuperación y destino final de la
información del proyecto en tiempo y forma.
Los procesos de Gestión proporcionan los enlaces cruciales entre
las personas y la información, necesarios para unas comunicaciones exitosas.
Los directores de proyectos pueden invertir una cantidad excesiva de tiempo
comunicándose con el equipo del proyecto, los interesados, el cliente y el
patrocinador. Todas las personas involucradas en el proyecto deben comprender
cómo afecta la información al proyecto como un todo.
Fig. 18 Gestión de la Información.
Gestión
de las Comunicaciones parte esencial de la Gestión de la Información
Los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las
necesidades de información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos
se definen combinando el tipo y formato de la información necesaria con un
análisis del valor de esa información. Los recursos del proyecto se utilizan
sólo para comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una falta de
comunicación pueda llevar al fracaso.
Las metodologías usadas para transmitir información entre los
interesados en el proyecto pueden variar significativamente, como se ve a continuación.
• La urgencia de la necesidad de
información. El éxito del proyecto depende de tener
información actualizada con frecuencia disponible al momento, y bastaría con
emitir regularmente informes escritos.
• La disponibilidad de la tecnología. Son apropiados los sistemas con los que ya se cuenta, y las
necesidades del proyecto justifican un
cambio.
Plan de Gestión de las Comunicaciones
El plan de gestión de las comunicaciones está incluido en el plan
de gestión de información del proyecto, es un plan subsidiario de éste. El plan
de gestión de las comunicaciones proporciona:
• Requisitos de comunicaciones de los interesados.
• Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido
y nivel de detalle.
• Persona responsable de comunicar la información.
• Persona o grupos que recibirán la información.
• Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como
memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa.
• Frecuencia de la comunicación semanal.
• Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de
mando (nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un
nivel inferior del personal.
• Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las
comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla.
• Glosario de terminología común.
El plan de
gestión de las comunicaciones también puede incluir pautas para reuniones sobre
el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones
electrónicas y correo electrónico. El plan de gestión de las comunicaciones
puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo
de las necesidades del proyecto.
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