Gestión de los Interesados del Proyecto

En este tipo degestión se lleva a cabo un registro de los interesados (Stakeholders), el cual contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados en el proyecto. En este, se agrupan todos losinteresados como se ve en la figura 13, a modo de disponer de manera agrupada la información de identificación de cada interesado.

Fig. 13 Mapa de Interesados.

La gestión de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polémicas con ellos. Gestionar activamente a los interesados aumenta la probabilidad de que el proyecto no se desvíe de su curso, debido a polémicas sin resolver con los interesados, mejora la capacidad de las personas de trabajar de forma sinérgica y limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, el director del proyecto es el responsable de la gestión de los interesados.

Los pasos para la gestión de Interesados se muestra en la fig. 14.

Fig. 14 Pasos para la gestión de Interesados del Proyecto.

  1. Proceso de Identificar y analizar los interesados y   desarrollar estrategias para ganar su apoyo.

  2. Implementa las relaciones mediante comunicaciones y desarrollo de relaciones.

  3.  Evaluación de las estrategias.

  4.  Mejoras continuas con base a las evaluaciones y cambios  en el Proyecto. 

Estrategia de gestión de los Interesados

El objetivo de este proceso es identificar las razones para relacionarnos con los Stakeholders y los grupos y temas de interés que se refieren a la organización, fig. 15.

Fig.15 1era Estrategia de Gestión de Interesado.

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      - Métodos de Comunicación

          

Los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de las comunicaciones es un plan estratégico que se utilizan durante la gestión de los interesados.  Las reuniones cara a cara son el medio más efectivo para comunicar y resolver polémicas con los interesados. Cuando las reuniones cara a cara no estén justificadas o no sea práctico tenerlas (como en proyectos internacionales), las llamadas telefónicas, el correo electrónico y otras herramientas electrónicas resultan útiles para intercambiar información y dialogar.

 Otro enfoque estratégico de la relación con los Stakeholders asegura que las organizaciones puedan entender y responder a una variedad completa de temas y desafíos a fin de evitar posibles crisis, cuestionándose las preguntas de la figura 16.

Fig.16  2da Estrategia de Gestión de Interesados.

   - Metodología para describir y definir a los Stakeholders

 

Para la identificación de interesados se usa la siguiente metodología:

  Se convoca a un grupo interfuncional de personas que cuenten con amplios conocimientos sobre la organización, el proyecto, el departamento .Este grupodebe incluir a personas de los departamentos de asuntos legales, gestión deriesgo, comunicaciones externas, compras, seguridad ambiental, recursoshumanos y relaciones institucionales.

  Se genera una lista de categorías de posibles Stakeholders que contemplarán las tres dimensiones que se detallan a continuación: Personas con las que se tendrá responsabilidades legales, financieras u operativas;personas que tienen probabilidades de influenciar el desempeño de la organización: y Stakeholders afectados por las operaciones de la organización.

Se agrupa a los Stakeholders en distintas categorías y subgrupos.