Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos
para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera
del equipo del proyecto para realizar el trabajo.
La
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato
y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de
compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto.
La Gestión de
las Adquisiciones del Proyecto también incluye la administración de cualquier
contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté
adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y la
administración de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del
proyecto en virtud del contrato.
Los
procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluyen los pasos de la
figura 22.
Fig. 22 Pasos de la Gestión de Adquisición
del Proyecto
1. Determinar qué comprar o adquirir,
y cuándo y cómo hacerlo.
2. Documentar los requisitos de los
productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.
3. Obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o
propuestas, según corresponda.
4. Revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un
contrato por escrito con cada vendedor.
5. Gestionar el contrato y la
relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue
el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas
necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor,
gestionar cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar
la relación contractual con el comprador externo del proyecto. Cierre del Contrato: completar y
aprobar cada contrato, incluida la resolución de cualquier tema abierto, y
cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.
Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto se
encargan de contratos, que son documentos legales entre un comprador y un
vendedor.
Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del
cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados
especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero u otra
contraprestación válida. Un contrato es un vínculo legal sujeto a resolución en
los juzgados. El acuerdo puede ser simple o complejo, y puede reflejar la
simplicidad o complejidad de los productos entregables.
Un contrato incluye términos y condiciones, y puede incluir otros
temas, tales como la propuesta del vendedor o literatura de marketing, y
cualquier otra documentación en la que el comprador se base para establecer lo
que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de
dirección del proyecto ayudar a adaptar el contrato a las necesidades
específicas del proyecto. Según el área de aplicación, los contratos también
pueden denominarse acuerdo, subcontrato u orden de compra. La mayoría de las
organizaciones cuentan con políticas y procedimientos documentados que definen
específicamente quién puede firmar y administrar dichos acuerdos en nombre de
la organización.
Las
diferentes actividades implicadas en los procesos de Gestión de las
Adquisiciones del Proyecto forman el ciclo de vida de un contrato, fig 23. Al gestionar activamente el ciclo de vida del contrato y
redactar cuidadosamente los términos y condiciones del contrato, se pueden
evitar o mitigar algunos riesgos identificables del proyecto. Celebrar un contrato
por productos o servicios es uno de los métodos para asignar la responsabilidad
de gestionar o asumir posibles riesgos.
Fig. 23 Puntos que involucran la Gestión de
Adquisición del Proyecto.
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto es tratada dentro de
la perspectiva de la relación comprador-vendedor. La relación
comprador-vendedor puede existir a muchos niveles en cualquier proyecto, y
entre organizaciones internas y externas a la organización que compra.
Dependiendo del área de aplicación, la parte vendedora puede ser denominada
contratista, subcontratista, vendedor, proveedor de servicios o proveedor.
Dependiendo de la posición de la parte compradora en el ciclo de
adquisición del proyecto, ésta puede denominarse cliente, contratista
principal, contratista, organización que compra, agencia gubernamental,
solicitante de servicios o comprador. Durante el ciclo de vida del contrato, el
vendedor puede ser considerado primero como licitador, luego como fuente
seleccionada, y finalmente como proveedor o vendedor contratado.
